Exact Online koppelen aan HubSpot? FlowOpt synchroniseert bedrijven, contacten, deals, facturen en betaalstatus met gecontroleerde datastromen.
FlowOpt koppelt HubSpot CRM aan Exact Online, zodat klantgegevens, facturen en betaalstatus automatisch synchroniseren. Sales blijft in HubSpot werken, de administratie in Exact Online, en niemand hoeft dezelfde gegevens twee keer in te voeren.
Deze koppeling is vooral nuttig wanneer sales in HubSpot werkt en de administratie dezelfde klanten, dealregels en factuurstatus opnieuw in Exact moet verwerken. Zonder koppeling ontstaan dubbele relaties, afwijkende bedrijfsnamen en onduidelijkheid over welke facturen al zijn aangemaakt of betaald.
Er bestaan kant-en-klare connectoren tussen HubSpot en Exact Online. Die zijn snel geïnstalleerd, maar gaan uit van één manier van werken: een vaste veldmapping, een vast factuurtype en weinig ruimte voor uitzonderingen. Zodra uw administratie afwijkt, bijvoorbeeld met meerdere btw-tarieven, projectfacturatie of eigen artikelcodes, loopt u daar tegenaan.
FlowOpt bouwt de integratie op maat via de officiële API's van beide systemen. Uw eigen dealfases, artikelen en grootboekinstellingen zijn dan leidend, in plaats van andersom.
We starten met testrecords en conceptboekingen, gebruiken de officiële API's en beperken rechten tot de gegevens die de workflow echt nodig heeft. Ontbrekende velden, dubbele relaties en afwijkende bedragen gaan naar een controlelijst in plaats van automatisch te worden verwerkt.
Er zijn kant-en-klare connectoren op de markt, maar die gaan uit van een vaste manier van werken: één factuurtype, één manier van klanten matchen, weinig ruimte voor uitzonderingen. Werkt uw administratie net anders, dan loopt u daar snel tegenaan. FlowOpt bouwt de koppeling op maat via de officiële API's van beide systemen, zodat uw eigen dealfases, artikelen en btw-codes leidend zijn.
Meestal: bedrijfs- en contactgegevens, gewonnen deals met hun dealregels, aangemaakte facturen en de betaalstatus daarvan. Wat er precies heen en weer gaat, spreken we vooraf af. Alles synchroniseren is zelden verstandig; het is beter om per veld te bepalen welk systeem de bron is.
In de praktijk vaak beide kanten op, maar niet voor dezelfde velden. Klant- en dealgegevens lopen van HubSpot naar Exact Online, factuur- en betaalstatus komen terug van Exact naar HubSpot. Zo heeft elk veld één duidelijke eigenaar en overschrijven de systemen elkaar niet.
De meeste integraties zijn binnen 1 tot 2 weken volledig operationeel, inclusief testen met conceptboekingen. Complexere situaties, bijvoorbeeld meerdere administraties of afwijkende btw-behandeling, lopen wat langer.
Ja, we ondersteunen alle versies van Exact Online, inclusief de Premium editie met uitgebreide API-toegang. Ook aan HubSpot-zijde werkt de koppeling met de gangbare abonnementen; welke automatiseringen mogelijk zijn hangt daar af van uw HubSpot-licentie.
Die worden niet automatisch doorgeboekt. Twijfelachtige matches en records met ontbrekende verplichte velden komen op een controlelijst, zodat een medewerker beslist. Dat voorkomt dat een koppelingsfout zich als vervuilde data door uw boekhouding verspreidt.
De kosten hangen af van het aantal processen, de mate van maatwerk in uw administratie en of er terugkoppeling naar HubSpot nodig is. Elk traject start met een gratis scan, waarna u een vrijblijvende offerte met vaste prijs ontvangt.
Lees de complete gids over Exact Online automatiseren, bekijk de Yuki & Teamleader integratie of vraag een gratis integratiescan aan.
© FlowOpt - Workflow Automatisering voor MKB | https://flowopt.nl/integraties/exact-hubspot/