Ben je klaar met saai handwerk? Ontdek 4 repeterende taken die je direct kunt automatiseren en bespaar wekelijks uren tijd. Start hier met workflow management.
Heb je wel eens bijgehouden hoe vaak je per dag "Ctrl+C" en "Ctrl+V" gebruikt? Voor veel ondernemers is het antwoord: te vaak. Repeterende taken automatiseren is de snelste manier om direct ademruimte te creëren in je agenda. Het klinkt misschien technisch, maar met de juiste tools is het eenvoudiger dan je denkt.
Hier zijn 4 taken die je waarschijnlijk nog handmatig doet, maar die je direct aan een robot kunt overlaten.
Komen facturen nog binnen per mail, waarna je ze downloadt, in een mapje zet en handmatig inboekt? Dat is verleden tijd. Met moderne workflow management tools kan een inkomende mail met 'factuur' in het onderwerp automatisch de bijlage opslaan in de juiste cloud-map én een conceptboeking aanmaken in je boekhoudpakket.
Een nieuwe klant is geweldig, maar het papierwerk niet. Contract opstellen, welkomstmail sturen, mapje aanmaken in het projectmanagement systeem... De geautomatiseerde oplossing: Zodra een offerte digitaal getekend is, start er een 'trigger'. Het systeem maakt automatisch het contract, stuurt de welkom-mail en maakt taken aan voor je team.
Elke dag handmatig posten op LinkedIn of Instagram kost veel tijd en focus. Door je contentkalender te koppelen aan automatiseringstools, kun je posts voor de hele maand in één keer inplannen. Daarnaast kun je leads die reageren op een advertentie direct (automatisch!) doorschieten naar je CRM, zodat sales ze binnen 5 minuten kan bellen.
Het heen-en-weer mailen om een datum te prikken ("Kan je dinsdag?" "Nee, woensdag?") is een van de grootste tijdverspillers. Gebruik een plannings-tool gekoppeld aan je agenda. De klant kiest een tijdslot, de meeting wordt in beide agenda's gezet én er wordt automatisch een Teams/Zoom link aangemaakt.
Automatisering gaat niet over het vervangen van mensen, maar over het administratie vereenvoudigen. Kijk deze week eens kritisch naar je werk: welke taak heb je al meer dan 3 keer gedaan? Dat is je eerste kandidaat voor automatisering.
Hulp nodig bij het inrichten van je eerste workflow? FlowOpt helpt je graag op weg.
© FlowOpt - Workflow Automatisering voor MKB | https://flowopt.nl/blog/stop-met-copy-paste-repeterende-taken-automatiseren/